Jak nie stracić kandydata przez automatyzację rekrutacji

Kandydat aplikuje, dostaje automat "dziękujemy za aplikację", potem cisza przez dwa tygodnie, potem kolejny automat "niestety nie tym razem". Przez cały ten czas nie wie kiedy zapadnie decyzja. Nie wie na jakim etapie jest jego aplikacja. Nie dostał ani jednej wiadomości od człowieka.

W tym czasie przyjął inną ofertę.

To jest pytanie z którym mierzy się każda agencja rekrutacyjna zaczynająca automatyzować procesy: czy automatyzacja komunikacji mi pomaga czy mi przeszkadza? Czy kandydaci odpuszczają bo proces jest zły, czy dlatego, że automat sprawia wrażenie, jakby nikt nie przeczytał ich zgłoszenia?

Krótka odpowiedź: zależy co automatyzujesz. Długa odpowiedź to ten artykuł. Pokażę kiedy automat działa na korzyść agencji i kandydata, kiedy niszczy relację, i jak wygląda praktyczny podział w agencji obsługującej kilkadziesiąt rekrutacji miesięcznie.

Kiedy automatyzacja komunikacji ma sens

Są momenty w procesie rekrutacji, gdzie automat robi lepszą robotę niż człowiek. Nie dlatego, że jest mądrzejszy, ale dlatego, że jest szybszy i niezawodny w rzeczach rutynowych.

Potwierdzenie odbioru aplikacji. Kandydat który aplikuje i nie dostaje żadnego sygnału przez 24 godziny zaczyna się zastanawiać czy formularz w ogóle wysłał się poprawnie. Automat rozwiązuje to natychmiast. Wiadomość z imieniem kandydata, potwierdzenie co zostało odebrane, informacja czego może się spodziewać i kiedy. To buduje zaufanie, bo kandydat wie, że jego czas nie przepadł w próżni.

Przypomnienia przed rozmową. Kandydat umówiony na rozmowę przez telefon często dostaje wyłącznie datę i godzinę. Automat wysyła przypomnienie dzień przed i godzinę przed, z linkiem do dołączenia, z informacją jak się przygotować. Agencja ma mniej kandydatów, którzy nie pojawiają się na umówionej rozmowie. Kandydat ma mniej stresu, bo nie musi śledzić kalendarza.

Aktualizacje statusu między etapami. "Twoja aplikacja jest na etapie oceny przez klienta" to zdanie, które rekruter musiałby wysyłać ręcznie do kilkudziesięciu kandydatów. Automat robi to przy każdej zmianie statusu w systemie. Kandydat nie musi dzwonić i pytać "co słychać". Rekruter nie traci czasu na odbieranie tych telefonów.

Automatyczna wiadomość po rozmowie telefonicznej, podziękowanie za czas i informacja kiedy kandydat dostanie odpowiedź, to jeden z elementów który znacząco obniża liczbę osób wycofujących się w trakcie procesu. Więcej o tym jak ten etap wygląda technicznie opisuje artykuł o automatycznym kontakcie po rozmowie kwalifikacyjnej.

Wspólny mianownik tych sytuacji: automat komunikuje fakty i statusy. Informuje o tym co się dzieje. Nie ocenia. Nie buduje relacji. Sprawia, że kandydat czuje się zaopiekowany nawet wtedy, gdy rekruter jest zajęty innym procesem.

Kiedy automatyzacja niszczy relację z kandydatem

Jest jeden typ wiadomości, którego nie powinien pisać automat. To wiadomości wymagające empatii albo odpowiedzi na konkretne pytanie kandydata.

Odrzucenie po rozmowie bezpośredniej. Jeśli kandydat był na spotkaniu z rekruterem i poświęcił na to czas, a potem dostaje szablonowy automat "niestety nie tym razem", to sygnał, że agencja nie traktuje go poważnie. Ta wiadomość powinna wychodzić od człowieka. Krótka, konkretna, z podziękowaniem za czas. Kandydaci pamiętają jak się poczuli po odrzuceniu i dzielą się tym w sieci częściej niż pozytywnymi doświadczeniami.

Odpowiedź na konkretne pytanie. Kiedy kandydat pisze "czy to stanowisko jest dostępne dla kogoś z doświadczeniem zdobytym za granicą?" i dostaje w odpowiedzi ogólną informację o firmie, to sygnał, że nikt nie przeczytał jego wiadomości. Automat nie rozumie pytania kontekstowego. Rekruter rozumie.

Rozmowa o warunkach oferty. Negocjacje wynagrodzenia, elastyczności pracy, zakresu obowiązków wymagają człowieka po drugiej stronie. Automat który proponuje widełki i odpowiada na kontrpropozycje brzmi absurdalnie i zniechęca kandydatów do dalszego prowadzenia rozmowy.

Pierwsze zaproszenie na rozmowę. Ten punkt jest dyskusyjny, ale warto go rozważyć. Jeśli zaproszenie jest spersonalizowane i nawiązuje do konkretnego doświadczenia kandydata, rekruter który je pisze buduje pierwszą relację zanim dojdzie do kontaktu głosowego. Jeśli to czysty szablon, automat zrobi to równie dobrze. Różnica jest w tym jak chcesz się przedstawiać kandydatom od pierwszego kontaktu.

Jak to wygląda w praktyce

Agencja obsługująca 50 do 100 rekrutacji miesięcznie ma do zarządzenia ogromną ilość kontaktów z kandydatami. Przy czysto ręcznym podejściu każda wiadomość wymaga czasu rekrutera. Przy pełnej automatyzacji bez filtra kandydaci czują się jak numery w bazie danych.

Praktyczne rozwiązanie wygląda tak.

Etapy automatyczne: potwierdzenie odbioru aplikacji, aktualizacje statusu między etapami, przypomnienia przed rozmową, wiadomość z podziękowaniem po rozmowie telefonicznej, informacja o odrzuceniu na wczesnych etapach (zanim doszło do bezpośredniego kontaktu z rekruterem).

Etapy ręczne: pierwsze zaproszenie na rozmowę (przynajmniej drobna personalizacja nawiązująca do CV), kontakt po rozmowie bezpośredniej, odrzucenie po każdej rozmowie twarzą w twarz, negocjacje warunków oferty, odpowiedzi na niestandardowe pytania kandydata.

Przy tym podziale rekruter oszczędza od 2 do 3 godzin dziennie na wysyłaniu rutynowych wiadomości. Jednocześnie każdy kandydat który dotarł do etapu rozmowy bezpośredniej dostał co najmniej jedną wiadomość od człowieka, nie od systemu.

Narzędzia do realizacji tego podziału, od chatbotów po automatyczne sekwencje wiadomości, omawia artykuł o chatbocie rekrutacyjnym i komunikacji z kandydatem.

Decyzja: co zrobić w zależności od sytuacji

Jeśli twoja agencja nie automatyzuje żadnej komunikacji z kandydatami, zacznij od potwierdzeń odbioru aplikacji i przypomnień przed rozmowami. To minimum które nie wymaga żadnych zmian w tym jak rekruterzy pracują, a znacząco poprawia odbiór procesu po stronie kandydata. Rekruter nic nie traci, kandydat zyskuje poczucie porządku i profesjonalizmu.

Jeśli twoja agencja automatyzuje większość komunikacji, sprawdź jeden konkretny punkt: co dostaje kandydat po rozmowie bezpośredniej. Wiadomość od systemu czy od człowieka? Jeśli od systemu, to pierwsze miejsce do zmiany. Reszta procesu może zostać automatyczna.

Jeśli twoja agencja boi się, że automatyzacja zniszczy relacje z kandydatami, ten strach jest uzasadniony, ale dotyczy złej automatyzacji, nie automatyzacji jako takiej. Dobrze zaprojektowany proces automatyzuje to co rutynowe i zostawia rekruterowi przestrzeń na to co wymaga człowieka. Jak przygotować rekruterów do pracy w takim modelu opisuje artykuł o wdrożeniu AI w codziennej pracy rekrutera.

Zasada, do której wracają agencje które przeszły przez ten proces: automat tam gdzie informacja, człowiek tam gdzie relacja. Prosta do powiedzenia, wymaga odrobiny pracy, żeby zastosować ją konsekwentnie w każdym etapie konkretnego procesu.

Podsumowanie

Automatyzacja komunikacji z kandydatem nie niszczy relacji. Zła automatyzacja niszczy relacje. Różnica polega na tym, co decydujesz się oddać do systemu, a co zostawiasz rekruterowi.

Agencje które tracą kandydatów przez automatyzację zwykle automatyzują coś, co powinno być ręczne: odrzucenie po rozmowie bezpośredniej, odpowiedź na indywidualne pytanie, negocjacje oferty. Agencje które zyskują na automatyzacji automatyzują to co rutynowe: potwierdzenia, statusy, przypomnienia.

Dla agencji obsługującej 50 do 100 rekrutacji miesięcznie oszczędność czasu z dobrze zaprojektowanej automatyzacji komunikacji wynosi od 8 do 12 godzin tygodniowo. Czas który rekruter może przeznaczyć na rozmowy które naprawdę decydują o wyniku rekrutacji i budują reputację agencji u kandydatów.

Sprawdź które procesy komunikacji z kandydatami w twojej agencji można zautomatyzować jako pierwsze: bezpłatny AI Audit na daplo.agency.